中国会议产业的基本状况分析
发布时间：2015-03-10 浏览次数：1027
一、 引言
（一） 中国会议产业的基本状况分析。
会议产业从无到有、从小到大，完成了迅速转变的过程。转变表现在三个方面：
一是由政府主导向市场主导转变。十多年前人们还习惯于开会就是政府在开会，政府召集人开会，开会的组织者出钱，人们很难接受由专门的会议组织和会议机构举办会议。但是，经过这些年会展经济的发展，现在市场主导的专业会议公司主持的会议不断增加。
二是从单纯投入向投入产出相结合。人们过去很难接受开会要交钱，你召集我开会，你要负担我的全部费用，甚至过去在农村，开会还要给误工补贴。从这样的状态转向到现在开会要交钱、交会议费，除了这样的投入还会有产出。召集会的人可能产生盈利，这种转变对于中国的会展经济是很大的冲击，对于很多传统观念也是很大的更新。
第三个转变，就是会展分离到会展结合。展览相对于会议比较早的进入市场运作状态，展览比较早的进行国际接轨，相比会议产业要进步得快一些。很长时间以来，展览就是展览，会议就是会议。建国初期我们建的几个展览馆，北京的农业展览馆、北京展览馆，那里只有展览厅没有会议厅，现在正在改造，改造的趋势是把展览馆加上会议功能，因为在漫长的时间里，展览和会议是分离的，但是现在紧密结合起来了。会议产业完成这三个转变并不断形成热潮的表现就是会议中心不断涌现，而且档次在逐步提高。过去展览馆建设的比较多，现在会议中心建的越来越多，档次越来越高，很多都处于国际前沿。这其中最优秀的代表，就是北京新建成的国家会议中心。
同时，会议产业已形成了相应的产业链，比如说会议相关的策划公司、法律服务公司、运输公司、旅游公司、信息公司，会议设备租赁公司、速记公司，几乎可以想象到的，你可能需要到的，在会展相对成熟的城市可以轻而易举找得到，并取得他们的优质服务。只要按照市场规律办事情，他们就会很好地和你配合起来。专业化水平的不断提高，形成了我们这样一个会议产业。如果说它是一个产业，必须是一个产业链，而不是单一的经济行为。
与此同时，形成热潮的一个重要表现就是品牌会议不断出现。在中华大地，在各省市、省会等都形成了一批叫得响的、有号召力的、参与广泛的、有品牌的会议。这样的会议起到了龙头示范的作用。
会议产业和我们常说的会展产业有些不同，特别是和展览产业相比有一些特点。
第一个特点是数量大，但是概念不清。我们问中国开多少会？北京开多少会？过去说展览统计就觉得很难。现在说到会议，就更难统计了。因为它的概念相对更模糊，涉及的人数更多，涉及的形式更多，涉及的领域更广泛。因此会议产业目前一个头疼的问题就是统计学上的，统计局很难进行精确的统计。但是大家共识的一点是它的数量非常大，大大超过展览的数量。同时，它组织起来比较简单，这种简单并不意味着会议产业就简单，因为它策划起来更难，展览可以用很多物质的东西、很多高科技的东西吸引观众，通过展示吸引观众。会议主要要靠理念，靠好的设计、主题、策划。会议不可能始终声光电音美，不可能让大家频繁流动，大家要静下心坐在这里，怎么吸引他，这时候难度就很大。同时，会议的资金投入量相对比展览小一些，但是盈利差异会很大，可能几倍、几十倍的翻番，也可能赔得一塌糊涂，所以它比展览更虚幻莫测、更难以把握和控制。
中国会议产业发展过程中我们可以看到它的前景是非常广阔的。首先，数量上会进一步增加，特别是我们定义为和会议产业相结合的会议，而不是内部会议、工作会议，也不包括纯政府会议，而是以商业运作为主导、市场概念为主体的会议数量会进一步增加，它的市场化运作会更加成熟、更加规范。各级组织、各级政府、各个行业协会不断探索这方面的经验，不断加强这方面的规范化管理。经过这样的规范管理和经验的不断积累，更多国际品牌的孕育，知名会议品牌的出现指日可待。
（二）论坛为什么备受关注
我们谈到会议的时候尤其要注意到一个现象，就是论坛。论坛和会议有关系吗？有关系。有差异吗？有差异。可概括为三点：
第一，论坛是更专注的会议。
论坛往往是一个大主题，一个核心主题，可能会有相联的分主题，而会议可以有几个议题，甚至几个议题相互之间没有关系，所以说论坛往往更加专一，更加专注，在一个主题下进行运作；第二，论坛是更活跃的会议。论坛的一个重要特点在于它是平等交流的。论坛过程中交流的成份更多一些，交流过程中就可以产生更加活跃的气氛，更加活跃的思想。通过交流产生更多的共鸣或者更激烈的争论；因此就产生了第三个特点，论坛可以是无结果的会议。凡是会议总要寻求一个结果，而论坛可以没有结果。论坛就是一个平台，就是一个交流的场所，你说你想说的，我说我想说的，大家听到了想听到的，不需要最后有什么结论，不一定非要达成共识，当然有的论坛搞一个宣言或者共识，这可以，但是如果没有，不意味着这个论坛失败。论坛和会议的三个不同特点，希望大家在策划和组织中给予充分注意。
第二，论坛与展览。
刚才说的一个重要趋势，就是会展从分离到逐渐走向结合。结合过程中我们看到了三点，第一是有会常有展。现在我们组织论坛的时候常常配一些小型展览，这种展览不一定是在一个独立的展览馆，一般是紧密的和论坛结合起来，比如说论坛的会议场地周围，比如论坛外边的走廊过道，论坛的茶歇休息区，这些地方都可能成为小型展览的最佳地点。因此，有会常有展是常见现象，因为有时候展览会有利于论坛的交流，比如某一个事例或者一个东西很难描述清楚，就可以让大家到展台上看。展台和演讲人的有益互动，会对论坛的成功起到更好的作用。第二，有展必有会。现在办展览的人越来越感到，既然办起了这么一个展览，既然有这么多人参加这个展览，这么多人聚集在一起，为什么不开会呢？因为在这个基础上，开会已经是很容易很简单的事情，可以说是顺水推舟、水到渠成的事情。展览馆纷纷增加会议功能就是满足这种需要。第三，关于论坛与展览的关系，论坛较展览相对更简单一点儿。论坛主要处理的是人流，展览要处理人流和物流。如果是国际展还有报关问题、运输问题、出入境问题，物流的运输、组织和人流是完全不一样的，增加了大量的工作负担和压力。因此说论坛比展览相对简单一些。
第三，论坛与组织。
人们对博鳌论坛的最大误解在于，经常有人问我开完会干嘛，以为就是在组织开会，开完会就没有事了。其实不是，很多论坛实际上有这样一个发展过程，一般我们讨论的会展或者论坛，绝不是开一次就完了，那不是我们研究的对象，我们研究的对象是例会、例展，一年一次、三年一次，只有这样研究起来才能有意义，因为它是重复出现的，是有生命力的东西。既然是例会，到一定程度的时候就会出现一些常设机构，比如会议秘书处、会议举办单位有一个协调机制联席会议等等，慢慢形成一个常设机构，这是组织者角度的。参与者角度也会出现老客户，每年都来，逐渐从参会者、参展者变成了会员，已经成了一个成员。有了组织核心、有了组织成员，于是一些例会、例展逐渐会演化成为一个组织机构。因此，我们谈论坛的时候，会发现很多论坛是一个组织机构，博鳌亚洲论坛就是一个组织机构，达沃斯论坛也是一个组织机构，它是一个组织而不是单纯的会议公司。我们要意识到论坛和组织之间也有密切的联系。
二、论坛的策划
（一）主题的策划
在主题策划上我们应注意五个要素，依据这五要素进行选题。
首先是时代要素。选题要符合这个时代的潮流，符合历史发展的基本趋势。以博鳌亚洲论坛为例，大家都知道全世界有一个时代潮流是经济全球化，而经济全球化的同时人们突然发现，全球化给人们带来的不仅仅是经济发展，同时带来了很多问题。全球化是一个趋势，又产生了问题，怎么办？于是产生了全球化的小弟弟，就是经济合作区域化。全球合作，大家都承认是个历史趋势，但是难度很大，合作过程中会出现多数国家被边缘化、少数国家说了算的这种不平等的、不民主的现象，于是出现经济区域化。博鳌亚洲论坛就是顺应这样的趋势，抓住了时代潮流，促进亚洲经济一体化，希望有朝一日把亚洲高度团结起来，形成自己的利益保护和经济的大繁荣。
按照时代的潮流，按照形势的发展，来策划选题将是非常容易成功的。
第二个重要因素是行业因素。对于很多人讲，策划一个国际论坛或者国际会议的时候，一般要选择一个你比较熟悉的行业，比如说能源、粮食、食品安全、金融，总有一个相对固定的行业，选准了行业，往往对你的策划是十分重要的，不要轻易跨行业找自己根本不熟悉的东西，和自己不熟悉的东西硬碰硬，这样很容易出现问题。
第三个因素，即市场要素也很重要。很多选题的成功可能主要不是选题的成功而是市场的成功。车展成功的背后是强大的市场，中国人有钱了，中国家庭开始买私人轿车了，大家都想买车，这种情况下，搞车展自然非常受欢迎。市场因素的作用是我们任何个人、任何单位，再聪明的脑袋也无法与之竞争、抗衡的。市场有需求就会成功，市场没有需求的时候策划的再精彩也没有用。
第四个要素是区域要素。策划过程中要有明确的区域概念，现在大家都“贪大求洋”，这种状况是没有必要的。我参加的一些所谓的国际或者全国活动中，发现都是当地人为主，并没有真正体现标题所规定的区域范围，这就给人名不副实不舒服的感觉。并不是越大越好，我们搞博鳌亚洲论坛，就没有搞博鳌国际论坛或者博鳌全球论坛，就是因为我们有明确的亚洲地域概念。所以，关于区域概念，大家要给予高度重视和准确的定位。
最后一点是自身要素。自身要素很重要，知识状况、队伍状况、经验状况等，构成了能不能办好一件事情的因素。我们很多的策划公司、会展公司在组织国际会议的时候，不考虑这些因素，简单地去追风，往往很容易失败。应该认认真真地考虑本地区市场的需求以及本单位员工的人员状况、知识储备、人才储备、经验的丰富程度等，把这些自身的条件、客观的市场条件，以及时代要素等等结合起来才可能成功。假如说你自身状况和这种需求不匹配可能同样会失败。因此，透彻一点儿说，做选题的时候一定要有自知之明，知道自己能做什么，不能做什么，这样才能准确把握选题。
（二）形式的策划
有了选题以后要考虑用什么样的形式把选题很好地呈现出来。选题确定了以后就进入到形式的策划。选题，一般在一个会议上有不同的层次，比如说会议主题是一个选题的概念，同时还会有大会的主要议题，还有各种分会场的议题，分会场甚至还可以分上午段、下午段的议题，选题不是简单的一句话，有时候我们偏向于选一句精彩的话作为大会主题，它具有很强的号召性，比如今年我们博鳌亚洲论坛就是“绿色亚洲”，高度概括了当前人类对于环境问题的高度关注。而且全球都在指责亚洲发展最快、亚洲成为世界制造中心，亚洲污染最严重。面对这样的指责和压力，亚洲应该怎么办。一个精彩的选题或者会议口号会画龙点睛的把会议的核心内容表达出来。
形式上要很好地体现会议的内容。形式有三大类：会议形态、展览形态、活动形态。所谓会议形态就是怎样开好会，有全体大会，有分会、专题会，有公开会、闭门会。有些会议公开了，就是谁都可以听，特别是新闻记者可以听，听了以后他可以随意报道，有的人希望开闭门会，可以轻松的阐述自己的观点。闭门会我们比较少用。还有餐会，在吃饭的时候或者饭前、饭后，它的效果往往比较轻松，而且它最主要的功能是可以处理一些比较另类的事。举一个例子，比如亚洲论坛讨论亚洲问题，我们请的多数客人来自亚洲，但是也不排除其他著名人士对我们很关注很愿意来。那年，老布什来了，这么重要的人物不能不让他讲话，他毕竟是明星级的人物，怎么安排呢？最好就是餐会。请他在一个午餐会上讲讲他想讲的东西。早餐会也是一个方式，我们请了很多嘉宾，有些嘉宾想和另外一些嘉宾有单独的或者小范围的直接接触，我们可以安排一些早餐会。早餐的时候十人一桌，这样就给他们形成了一个近距离接触的机会。很多人参加论坛不仅仅是要听你讲什么，而且要结识你这个人，这种情况下小范围的餐会就很好。当然还有会议的摆放形式。我们摆会场往往是主席台面对观众，论坛更多是采用圆桌会议形式。
展览要和会议很好地配合起来。我们要开一个好的会议，希望能够配一些相应的小型展览，有助于会议气氛的活跃，有助于突出会议主题，有助于会议参与者、演讲嘉宾、赞助商的需求。在这种情况下要高度重视展览。现在有会多有展，坦率说这个概念还没有为大家所普遍接受。其实，如果很好地利用展览的功能，它对于会议是强有力的促进。展览可以有实物、图片，可以在露天室外，也可以有专题性的，这非常灵活，可以和会议主题进行综合性地配套。
最重要的一个，在会展之外应该是活动设计。我们所说的会议很少是半天，一般都是一天、两天、三天，它会跨越几个夜晚，会有一定的休闲空间。在这种情况下，相配套的活动会给会议增添很多色彩，使得会议不那么枯燥，不那么烦闷，不那么劳累。比如说一个很好的开幕式，一个很好的闭幕式，一个很好的午宴，比如一个很好的晚上的文化娱乐活动，比如说在会议前后，或者会议期间有一个参观游览、访问等等，这些都是我所说的活动的概念。可能是一场文化演出，也可能是一个企业的参观，也可能是一个旅游景点的参观，总之，它的内容要和会议主题相配套。比如说博鳌论坛办有一个教育论坛，每次都配一个亚洲大学生摄影展，非常好看。同时在会议上有一个很重要的环节，要进行大学生摄影展的颁奖晚会，把获奖的人请来，给他们颁奖。再比如说，在教育论坛期间，我们会组织一场学生的业余表演，反映艺术教育的水准，我们还会在当地考察一到两所学校，它和大会的主题是紧密相连的，但是形式上又非常活跃，给大家非常好的休息和放松。博鳌论坛期间也是这样，博鳌论坛本身是一个经济论坛，它和文化怎么样结合呢？好几届里都使用了服装设计和服装展示的方式，因为纺织业、服装业本身是一个经济的概念，我们每次请几个国家的最著名的服装设计师带来他的几十套服装，由中国的模特队演出。服装展示期间，穿插当年的一些精彩节目，比如说当年流行歌曲或获奖节目，效果非常好。这样既体现了文化活动、文化交流，又体现了经济活动，同时也有了很好的会议期间的放松机会。所以，一个丰富多彩的论坛期间的活动设计，将使论坛更加丰富多彩，同时也会提高论坛的整体水平。
我还记得，当年在北京市组织过一个北京市市长国际企业家顾问会议，每年一次，五百强的大老板到北京来，为市长做顾问，每次开会要开一天，当天晚上我们都会绞尽脑汁地设计一台很好的晚会，以至于很多顾问走的时候都说明年还会来，还要看我们的演出。除了惦记着明年的会议，他们还惦记着明年有什么样更好的演出或者文化活动，这本身已经吊足了他们的胃口，对他们产生了吸引力。因此，活动形式的设计千万不要忽视，它同样是一个论坛或者会议的重要组成部分，而且搞得好的话，会非常有助于论坛的成功。
总之，会议内容与形式的策划要相辅相成，相互促进，从而达到最佳的会议效果。
（一） 中国会议产业的基本状况分析。
会议产业从无到有、从小到大，完成了迅速转变的过程。转变表现在三个方面：
一是由政府主导向市场主导转变。十多年前人们还习惯于开会就是政府在开会，政府召集人开会，开会的组织者出钱，人们很难接受由专门的会议组织和会议机构举办会议。但是，经过这些年会展经济的发展，现在市场主导的专业会议公司主持的会议不断增加。
二是从单纯投入向投入产出相结合。人们过去很难接受开会要交钱，你召集我开会，你要负担我的全部费用，甚至过去在农村，开会还要给误工补贴。从这样的状态转向到现在开会要交钱、交会议费，除了这样的投入还会有产出。召集会的人可能产生盈利，这种转变对于中国的会展经济是很大的冲击，对于很多传统观念也是很大的更新。
第三个转变，就是会展分离到会展结合。展览相对于会议比较早的进入市场运作状态，展览比较早的进行国际接轨，相比会议产业要进步得快一些。很长时间以来，展览就是展览，会议就是会议。建国初期我们建的几个展览馆，北京的农业展览馆、北京展览馆，那里只有展览厅没有会议厅，现在正在改造，改造的趋势是把展览馆加上会议功能，因为在漫长的时间里，展览和会议是分离的，但是现在紧密结合起来了。会议产业完成这三个转变并不断形成热潮的表现就是会议中心不断涌现，而且档次在逐步提高。过去展览馆建设的比较多，现在会议中心建的越来越多，档次越来越高，很多都处于国际前沿。这其中最优秀的代表，就是北京新建成的国家会议中心。
同时，会议产业已形成了相应的产业链，比如说会议相关的策划公司、法律服务公司、运输公司、旅游公司、信息公司，会议设备租赁公司、速记公司，几乎可以想象到的，你可能需要到的，在会展相对成熟的城市可以轻而易举找得到，并取得他们的优质服务。只要按照市场规律办事情，他们就会很好地和你配合起来。专业化水平的不断提高，形成了我们这样一个会议产业。如果说它是一个产业，必须是一个产业链，而不是单一的经济行为。
与此同时，形成热潮的一个重要表现就是品牌会议不断出现。在中华大地，在各省市、省会等都形成了一批叫得响的、有号召力的、参与广泛的、有品牌的会议。这样的会议起到了龙头示范的作用。
会议产业和我们常说的会展产业有些不同，特别是和展览产业相比有一些特点。
第一个特点是数量大，但是概念不清。我们问中国开多少会？北京开多少会？过去说展览统计就觉得很难。现在说到会议，就更难统计了。因为它的概念相对更模糊，涉及的人数更多，涉及的形式更多，涉及的领域更广泛。因此会议产业目前一个头疼的问题就是统计学上的，统计局很难进行精确的统计。但是大家共识的一点是它的数量非常大，大大超过展览的数量。同时，它组织起来比较简单，这种简单并不意味着会议产业就简单，因为它策划起来更难，展览可以用很多物质的东西、很多高科技的东西吸引观众，通过展示吸引观众。会议主要要靠理念，靠好的设计、主题、策划。会议不可能始终声光电音美，不可能让大家频繁流动，大家要静下心坐在这里，怎么吸引他，这时候难度就很大。同时，会议的资金投入量相对比展览小一些，但是盈利差异会很大，可能几倍、几十倍的翻番，也可能赔得一塌糊涂，所以它比展览更虚幻莫测、更难以把握和控制。
中国会议产业发展过程中我们可以看到它的前景是非常广阔的。首先，数量上会进一步增加，特别是我们定义为和会议产业相结合的会议，而不是内部会议、工作会议，也不包括纯政府会议，而是以商业运作为主导、市场概念为主体的会议数量会进一步增加，它的市场化运作会更加成熟、更加规范。各级组织、各级政府、各个行业协会不断探索这方面的经验，不断加强这方面的规范化管理。经过这样的规范管理和经验的不断积累，更多国际品牌的孕育，知名会议品牌的出现指日可待。
（二）论坛为什么备受关注
我们谈到会议的时候尤其要注意到一个现象，就是论坛。论坛和会议有关系吗？有关系。有差异吗？有差异。可概括为三点：
第一，论坛是更专注的会议。
论坛往往是一个大主题，一个核心主题，可能会有相联的分主题，而会议可以有几个议题，甚至几个议题相互之间没有关系，所以说论坛往往更加专一，更加专注，在一个主题下进行运作；第二，论坛是更活跃的会议。论坛的一个重要特点在于它是平等交流的。论坛过程中交流的成份更多一些，交流过程中就可以产生更加活跃的气氛，更加活跃的思想。通过交流产生更多的共鸣或者更激烈的争论；因此就产生了第三个特点，论坛可以是无结果的会议。凡是会议总要寻求一个结果，而论坛可以没有结果。论坛就是一个平台，就是一个交流的场所，你说你想说的，我说我想说的，大家听到了想听到的，不需要最后有什么结论，不一定非要达成共识，当然有的论坛搞一个宣言或者共识，这可以，但是如果没有，不意味着这个论坛失败。论坛和会议的三个不同特点，希望大家在策划和组织中给予充分注意。
第二，论坛与展览。
刚才说的一个重要趋势，就是会展从分离到逐渐走向结合。结合过程中我们看到了三点，第一是有会常有展。现在我们组织论坛的时候常常配一些小型展览，这种展览不一定是在一个独立的展览馆，一般是紧密的和论坛结合起来，比如说论坛的会议场地周围，比如论坛外边的走廊过道，论坛的茶歇休息区，这些地方都可能成为小型展览的最佳地点。因此，有会常有展是常见现象，因为有时候展览会有利于论坛的交流，比如某一个事例或者一个东西很难描述清楚，就可以让大家到展台上看。展台和演讲人的有益互动，会对论坛的成功起到更好的作用。第二，有展必有会。现在办展览的人越来越感到，既然办起了这么一个展览，既然有这么多人参加这个展览，这么多人聚集在一起，为什么不开会呢？因为在这个基础上，开会已经是很容易很简单的事情，可以说是顺水推舟、水到渠成的事情。展览馆纷纷增加会议功能就是满足这种需要。第三，关于论坛与展览的关系，论坛较展览相对更简单一点儿。论坛主要处理的是人流，展览要处理人流和物流。如果是国际展还有报关问题、运输问题、出入境问题，物流的运输、组织和人流是完全不一样的，增加了大量的工作负担和压力。因此说论坛比展览相对简单一些。
第三，论坛与组织。
人们对博鳌论坛的最大误解在于，经常有人问我开完会干嘛，以为就是在组织开会，开完会就没有事了。其实不是，很多论坛实际上有这样一个发展过程，一般我们讨论的会展或者论坛，绝不是开一次就完了，那不是我们研究的对象，我们研究的对象是例会、例展，一年一次、三年一次，只有这样研究起来才能有意义，因为它是重复出现的，是有生命力的东西。既然是例会，到一定程度的时候就会出现一些常设机构，比如会议秘书处、会议举办单位有一个协调机制联席会议等等，慢慢形成一个常设机构，这是组织者角度的。参与者角度也会出现老客户，每年都来，逐渐从参会者、参展者变成了会员，已经成了一个成员。有了组织核心、有了组织成员，于是一些例会、例展逐渐会演化成为一个组织机构。因此，我们谈论坛的时候，会发现很多论坛是一个组织机构，博鳌亚洲论坛就是一个组织机构，达沃斯论坛也是一个组织机构，它是一个组织而不是单纯的会议公司。我们要意识到论坛和组织之间也有密切的联系。
二、论坛的策划
（一）主题的策划
在主题策划上我们应注意五个要素，依据这五要素进行选题。
首先是时代要素。选题要符合这个时代的潮流，符合历史发展的基本趋势。以博鳌亚洲论坛为例，大家都知道全世界有一个时代潮流是经济全球化，而经济全球化的同时人们突然发现，全球化给人们带来的不仅仅是经济发展，同时带来了很多问题。全球化是一个趋势，又产生了问题，怎么办？于是产生了全球化的小弟弟，就是经济合作区域化。全球合作，大家都承认是个历史趋势，但是难度很大，合作过程中会出现多数国家被边缘化、少数国家说了算的这种不平等的、不民主的现象，于是出现经济区域化。博鳌亚洲论坛就是顺应这样的趋势，抓住了时代潮流，促进亚洲经济一体化，希望有朝一日把亚洲高度团结起来，形成自己的利益保护和经济的大繁荣。
按照时代的潮流，按照形势的发展，来策划选题将是非常容易成功的。
第二个重要因素是行业因素。对于很多人讲，策划一个国际论坛或者国际会议的时候，一般要选择一个你比较熟悉的行业，比如说能源、粮食、食品安全、金融，总有一个相对固定的行业，选准了行业，往往对你的策划是十分重要的，不要轻易跨行业找自己根本不熟悉的东西，和自己不熟悉的东西硬碰硬，这样很容易出现问题。
第三个因素，即市场要素也很重要。很多选题的成功可能主要不是选题的成功而是市场的成功。车展成功的背后是强大的市场，中国人有钱了，中国家庭开始买私人轿车了，大家都想买车，这种情况下，搞车展自然非常受欢迎。市场因素的作用是我们任何个人、任何单位，再聪明的脑袋也无法与之竞争、抗衡的。市场有需求就会成功，市场没有需求的时候策划的再精彩也没有用。
第四个要素是区域要素。策划过程中要有明确的区域概念，现在大家都“贪大求洋”，这种状况是没有必要的。我参加的一些所谓的国际或者全国活动中，发现都是当地人为主，并没有真正体现标题所规定的区域范围，这就给人名不副实不舒服的感觉。并不是越大越好，我们搞博鳌亚洲论坛，就没有搞博鳌国际论坛或者博鳌全球论坛，就是因为我们有明确的亚洲地域概念。所以，关于区域概念，大家要给予高度重视和准确的定位。
最后一点是自身要素。自身要素很重要，知识状况、队伍状况、经验状况等，构成了能不能办好一件事情的因素。我们很多的策划公司、会展公司在组织国际会议的时候，不考虑这些因素，简单地去追风，往往很容易失败。应该认认真真地考虑本地区市场的需求以及本单位员工的人员状况、知识储备、人才储备、经验的丰富程度等，把这些自身的条件、客观的市场条件，以及时代要素等等结合起来才可能成功。假如说你自身状况和这种需求不匹配可能同样会失败。因此，透彻一点儿说，做选题的时候一定要有自知之明，知道自己能做什么，不能做什么，这样才能准确把握选题。
（二）形式的策划
有了选题以后要考虑用什么样的形式把选题很好地呈现出来。选题确定了以后就进入到形式的策划。选题，一般在一个会议上有不同的层次，比如说会议主题是一个选题的概念，同时还会有大会的主要议题，还有各种分会场的议题，分会场甚至还可以分上午段、下午段的议题，选题不是简单的一句话，有时候我们偏向于选一句精彩的话作为大会主题，它具有很强的号召性，比如今年我们博鳌亚洲论坛就是“绿色亚洲”，高度概括了当前人类对于环境问题的高度关注。而且全球都在指责亚洲发展最快、亚洲成为世界制造中心，亚洲污染最严重。面对这样的指责和压力，亚洲应该怎么办。一个精彩的选题或者会议口号会画龙点睛的把会议的核心内容表达出来。
形式上要很好地体现会议的内容。形式有三大类：会议形态、展览形态、活动形态。所谓会议形态就是怎样开好会，有全体大会，有分会、专题会，有公开会、闭门会。有些会议公开了，就是谁都可以听，特别是新闻记者可以听，听了以后他可以随意报道，有的人希望开闭门会，可以轻松的阐述自己的观点。闭门会我们比较少用。还有餐会，在吃饭的时候或者饭前、饭后，它的效果往往比较轻松，而且它最主要的功能是可以处理一些比较另类的事。举一个例子，比如亚洲论坛讨论亚洲问题，我们请的多数客人来自亚洲，但是也不排除其他著名人士对我们很关注很愿意来。那年，老布什来了，这么重要的人物不能不让他讲话，他毕竟是明星级的人物，怎么安排呢？最好就是餐会。请他在一个午餐会上讲讲他想讲的东西。早餐会也是一个方式，我们请了很多嘉宾，有些嘉宾想和另外一些嘉宾有单独的或者小范围的直接接触，我们可以安排一些早餐会。早餐的时候十人一桌，这样就给他们形成了一个近距离接触的机会。很多人参加论坛不仅仅是要听你讲什么，而且要结识你这个人，这种情况下小范围的餐会就很好。当然还有会议的摆放形式。我们摆会场往往是主席台面对观众，论坛更多是采用圆桌会议形式。
展览要和会议很好地配合起来。我们要开一个好的会议，希望能够配一些相应的小型展览，有助于会议气氛的活跃，有助于突出会议主题，有助于会议参与者、演讲嘉宾、赞助商的需求。在这种情况下要高度重视展览。现在有会多有展，坦率说这个概念还没有为大家所普遍接受。其实，如果很好地利用展览的功能，它对于会议是强有力的促进。展览可以有实物、图片，可以在露天室外，也可以有专题性的，这非常灵活，可以和会议主题进行综合性地配套。
最重要的一个，在会展之外应该是活动设计。我们所说的会议很少是半天，一般都是一天、两天、三天，它会跨越几个夜晚，会有一定的休闲空间。在这种情况下，相配套的活动会给会议增添很多色彩，使得会议不那么枯燥，不那么烦闷，不那么劳累。比如说一个很好的开幕式，一个很好的闭幕式，一个很好的午宴，比如一个很好的晚上的文化娱乐活动，比如说在会议前后，或者会议期间有一个参观游览、访问等等，这些都是我所说的活动的概念。可能是一场文化演出，也可能是一个企业的参观，也可能是一个旅游景点的参观，总之，它的内容要和会议主题相配套。比如说博鳌论坛办有一个教育论坛，每次都配一个亚洲大学生摄影展，非常好看。同时在会议上有一个很重要的环节，要进行大学生摄影展的颁奖晚会，把获奖的人请来，给他们颁奖。再比如说，在教育论坛期间，我们会组织一场学生的业余表演，反映艺术教育的水准，我们还会在当地考察一到两所学校，它和大会的主题是紧密相连的，但是形式上又非常活跃，给大家非常好的休息和放松。博鳌论坛期间也是这样，博鳌论坛本身是一个经济论坛，它和文化怎么样结合呢？好几届里都使用了服装设计和服装展示的方式，因为纺织业、服装业本身是一个经济的概念，我们每次请几个国家的最著名的服装设计师带来他的几十套服装，由中国的模特队演出。服装展示期间，穿插当年的一些精彩节目，比如说当年流行歌曲或获奖节目，效果非常好。这样既体现了文化活动、文化交流，又体现了经济活动，同时也有了很好的会议期间的放松机会。所以，一个丰富多彩的论坛期间的活动设计，将使论坛更加丰富多彩，同时也会提高论坛的整体水平。
我还记得，当年在北京市组织过一个北京市市长国际企业家顾问会议，每年一次，五百强的大老板到北京来，为市长做顾问，每次开会要开一天，当天晚上我们都会绞尽脑汁地设计一台很好的晚会，以至于很多顾问走的时候都说明年还会来，还要看我们的演出。除了惦记着明年的会议，他们还惦记着明年有什么样更好的演出或者文化活动，这本身已经吊足了他们的胃口，对他们产生了吸引力。因此，活动形式的设计千万不要忽视，它同样是一个论坛或者会议的重要组成部分，而且搞得好的话，会非常有助于论坛的成功。
总之，会议内容与形式的策划要相辅相成，相互促进，从而达到最佳的会议效果。
你也可以分享到:
